REGULAMENTUL DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE
A ASOCIATIEI CASA DE AJUTOR RECIPROC "COEZIUNEA
SOCIALA"
Cap. I
DISPOZITII
GENERALE
Art.1 Regulamentul
de Organizare și Funcționare a Asociatiei Casa de Ajutor "Coeziunea
Sociala" (CAR), denumit în continuare abreviat ROF, are la baza
prevederile Statutului CAR si reprezintă un document de reglementare a
activităţii generale de infaptuire a scopului si obiectivelor CAR, prevederile
sale fiind obligatorii pentru toţi membrii,
angajatii si voluntarii CAR.
Cap. II
PRIMIREA IN
ASOCIATIE SI EVIDENTA MEMBRILOR
Art.2 Inscrierea
in CAR se poate face prin prezentarea persoanelor interesate la punctele de
lucru ale CAR sau aplicand procedura
de lucru de la distanta, astfel:
a. Se
completeaza formularul de inscriere (Anexa 1) si se expediaza pe adresa Punctului
Central de Lucru (PCL), prin fax, e-mail (in format PDF) sau prin posta,
insotit de copia cartii de identitate si dovada de venit (copie dupa talonul de
pensie sau adeverinta de venit).
b. Se
plateste in contul colector al CAR, deschis la BRD-Agentia Carol,
RO36BRDE441SV84947644410 sau in numerar, la punctele de lucru: taxa de
inscriere in CAR, cotizatia lunara si, optional, suma de 5 lei/luna sau 60
lei/an, reprezentand contributia la fondul de ajutor in caz de deces.
c. Cuantumul
taxei de inscriere este stabilit in functie de venitul brut al persoanei care
se inscrie in CAR astfel:
i.
Persoane fara venit si persoane cu
venituri intre 1 si 1.000 lei - 5 lei
ii.
Intre 1.001 si 2.000 lei - 10 lei
iii.
Intre 2.001 si 4.000 lei - 15 lei
iv.
Peste 4.000 lei - 20 lei
Art.3 In situatiile
in care platile se fac prin transfer bancar sau prin mandat postal, membrii CAR
sunt obligati sa specifice pe ordinele de plata: numele si prenumele, codul
numeric personal si detalierea sumelor platite.
Art.4 Inscrierea
in CAR a minorilor, de catre parinti, bunici sau tutori, in cadrul programului
special denumit "Economii pentru copii", se face folosind formularul
din Anexa 2.
Art.5 Evidenta
membrilor CAR se tine centralizat si pe puncte locale de lucru, pe suport
electronic si on line, cu asigurarea tuturor masurilor de protectie a datelor
personale ale membrilor CAR.
Art.6 Scoaterea
din evidenta a membrilor CAR se face pe baza de cerere individuala scrisa sau
prin decizie a Comitetului Director al CAR (CD) (Anexa
3). Contabilul sef completeaza
formularul de analiza a situatiei financiare, in care precizeaza toate debitele
si creditele acordate membrului CAR, precum si modul de stingere a acestora, si
informeaza solicitantul. Dupa confirmarea de catre membrul CAR a datelor
inscrise pe formular, prin semnatura, Secretariatul CAR va scoate din evidenta
pe membrul respectiv.
Cap. III
ORGANELE DE
CONDUCERE ALE CAR
Art.7 Convocarea Adunării Generale se face de catre CD
prin anunt public pe site-ul de Internet al CAR, prin grija Compartimentului
Secretariat.
Art.8 Pentru indeplinirea
scopului si obiectivelor CAR, Adunarea Generala emite Hotărâri.
Art.9 Membrii CAR care
doresc sa participe la Adunarea Generala sunt obligati sa anunte Compartimentul
Secretariat cu cel putin 5 zile mai inainte de data convocarii, astfel incat sa
se poata asigura toate conditiile necesare desfasurarii in bune conditii a
lucrarilor.
Art.10 Cheltuielile legate de
transportul si cazarea membrilor CAR participanti la Adunarea Generala revin in
exclusivitate acestora.
Art.11 Functie de veniturile
CAR, CD poate decide ca cheltuielile legate de participarea sefilor Punctelor
Locale de Lucru (PLL) si a celorlalti reprezentanti teritoriali (RT) la
Adunarea Generala sa fie asigurate din fondul de cheltuieli al CAR.
Art.12 Convocarea Comitetului Director se face de catre
presedintele CAR/inlocuitorul acestuia, prin e-mail sau prin anunt public pe
site-ul de Internet al CAR, cu cel putin 24 de ore mai inainte de inceperea
lucrarilor.
Art.13 In indeplinirea
atributiunilor prevazute de Statut si ROF, CD emite Decizii.
Art.14 In caz de indisponibilitate
sau de urgenta, membrii CD isi pot exercita votul de la distanta prin semnarea direct pe proiectul de Decizie (Anexa 4)
si trimiterea acestuia prin e-mail la Compartimentul Secretariat.
Art.15 Presedintele poate delega, temporar, una sau mai
multe atributii catre vicepresedinte sau catre un alt membru al CD.
Art.16 In exercitarea
atributiilor sale, presedintele emite Decizii.
Cap. IV
DREPTURILE SI
OBLIGATIILE MEMBRILOR,
RECOMPENSE SI SANCTIUNI
Art.17 Pentru activitatea
desfasurata in folosul CAR, membrii CAR, angajatii si voluntarii pot fi
recompensati, prin Decizie a CD, cu:
a. prime banesti
b. tichete cadou
c. premii constand in
diverse obiecte
Art.18 Membrii CAR, angajatii
si voluntarii care aduc prejudicii de imagine sau financiare CAR pot fi
sanctionati, prin Decizie a CD, astfel:
a. avertisment scris
b. diminuarea salariului
(pentru cei angajati) in procent de pana la 30%
c. suspendarea
activitatii pana la 3 luni (pentru voluntari)
d. retragerea calitatii
de voluntar
e. destituirea din
functie
f. retragerea calitatii
de membru al CAR.
Cap. V
ORGANIZAREA SI
DESFASURAREA ACTIVITATILOR LA NIVEL CENTRAL
Art.19 La
nivel central se constituie Punctul
Central de Lucru, denumit pe scurt PCL.
Art.20
Activitatea la PCL este organizata pe
compartimente, astfel:
a.
Compartimentul Secretariat;
b.
Compartimentul Economic-Financiar;
c.
Compartimentul Juridic;
d.
Compartimentul Media si Promovare.
Art.21
Compartimentul Secretariat are urmatoarele atributii:
a.
Pregateste Adunarile Generale si sedintele CD ale
CAR si asigura redactarea si inregistrarea hotararilor si deciziilor adoptate.
Raspunde de publicarea pe site si transmiterea catre reprezentantii teritoriali
si membrii CAR a deciziilor si hotararilor emise de catre organele de conducere
ale CAR.
b.
Primeste corespondenta electronica si postala a CAR,
organizeaza inregistrarea acesteia in Registrul de intrare-iesire documente
si se ingrijeste de predarea ei spre rezolvare, presedintelui si sefilor de
compartimente ale CAR. Urmareste transmiterea la petenti a raspunsurilor date
de catre structurile sus mentionate.
c.
Gestioneaza sistemul de legaturi telefonice al CAR.
d.
Anual, supune aprobarii CD Nomenclatorul anual al dosarelor
care se constituie la PCL si raspunde de pastrarea in siguranta a
documentelor si a arhivei CAR.
e.
Intocmeste planuri de masuri si proceduri de lucru
cu membrii CAR, cu reprezentantii teritoriali si cu publicul, precum si pentru
conlucrarea eficienta intre structurile organizationale ale CAR si le prezinta
spre aprobarea CD;
f.
Intocmeste calendarul cu principalele activitati ale
organelor de conducere si ale structurilor de executie ale CAR;
g.
Organizeaza planificarea si executarea serviciului permanent de consiliere a
membrilor CAR si a publicului interesat;
h. Inregistreaza
in baza de date electronica pe noii membri ai CAR si asigura accesul securizat
la baza de date, pentru angajatii si voluntarii din aparatul central de lucru
care executa servicul de consiliere;
i.
Organizeaza activitatea de inregistrare
si evidenta a documentelor si gestioneaza arhiva CAR;
j.
Stabileste si verifica respectarea regulilor
de igiena colectiva, de protectie a muncii si de prevenire si stingere a incendiilor la toate
punctele de lucru ale CAR;
Art.22
Compartimentul Economic-Financiar are urmatoarele atributii:
a.
Tine evidenţa la zi
a contributiilor banesti ale membrilor , a împrumuturilor acordate de CAR acestora, a
veniturilor si a cheltuielilor generale, centralizat si pe punctele de lucru
ale CAR;
b.
Inregistreaza cererile
de inscriere in CAR si introduce datele noilor membri in programul informatic;
c.
Completeaza
registrul de casă şi documentele justificative ale operaţiunilor de încasări şi
plăţi si verifică legalitatea documentelor privind operaţiunile efectuate;
d.
Intocmeşte lunar
balanţa de verificare şi anual bilanţul contabil;
e.
Se îngrijeşte de
păstrarea în deplină siguranţă a registrelor şi documentelor contabile care
constituie gestiune pe anul în curs;
f.
Vizează pentru control
financiar preventiv documentele privind operaţiunile de încasări şi plăţi,
contractele de munca si pe cele de colaborare, angajate de catre CAR;
g.
Instruieste
periodic pe sefii PLL in legatura cu respectarea procedurilor legale de
incasare a cotizatiilor si a altor contributii ale membrilor CAR.
h.
Intocmeste
contractele de imprumut pentru membrii CAR ale caror cereri au fost aprobate de
CD si le preda Compartimentului Secretariat pentru expedierea la reprezentantii
teritoriali. Pentru beneficiarii de imprumut care se prezinta la PCL, asigura
semnarea contractelor si numerarul necesar platii imprumutului. In situatia in
care casierul lipseste, preda consilierului de serviciu contractele de imprumut
si sumele aferente acestora pentru a fi predate/expediate beneficiarilor de
imprumut.
i.
Executa platile salariilor
si contravalorii prestatiilor pentru salariatii si prestatorii angajati de CAR.
j.
Intocmeşte şi
prezintă CD şi Adunării Generale proiectul de buget anual, execuţia bugetară şi
situaţiile financiare periodice prevăzute de normativele în vigoare;
k.
Indeplineşte alte
operaţiuni, activităţi şi atribuţii prevăzute în actele normative în vigoare şi
în hotărârile CD, referitoare la activitatea financiara.
Art.23
Compartimentul Juridic are urmatoarele atributii:
a.
Acorda viza de
legalitate pe contractele de imprumut ale membrilor CAR, contractele de munca
ale angajatilor si pe cele de voluntariat;
b.
Organizeaza activitatile legate de instruirea si de
coordonarea activitatii voluntarilor, conform Legii nr. 78/2014
c.
Avizeaza contractele incheiate de CAR cu terte
parti.
d.
Urmareste legislatia specifica IFN si propune CD
masurile care trebuie adoptate pentru conformare.
e.
Gestioneaza contractele de munca ale angajatilor
CAR.
f.
Primeste de la Compartimentul Financiar Tabelul
cu restantierii la plata imprumuturilor si comunica acestora consecintele
neplatii la timp a ratelor;
g.
Pune in aplicare deciziile CD privind somarea si
actionarea in instanta a rău-platnicilor.
Art.24
Compartimentul Media si Promovare are urmatoarele atributii:
a.
Coordoneaza angajatii si voluntarii CAR in
activitatea comuna si sistematica de promovare a serviciilor CAR in randul
populatiei, care consta in:
1.
Intocmirea si expedierea de scrisori catre
Asociatiile de bloc din Bucuresti, dupa modelul stabilit de catre CD;
2.
Difuzarea de fluturasi de promovare in cercul de
prieteni, cunostinte, vecini, la cutiile
postale, in mijloacele de transport in comun, la agenti economici, la alte
ONG-uri cu sediul in Bucuresti si in tara etc.
3.
Actualizarea si completarea listelor cu e-mailurile
primariilor, scolilor si altor institutii din judetele tarii;
4.
Promovarea sistematica pe retelele de socializare a
activitatii CAR.
5.
Introducerea in sectiunile de comentarii ale
principalelor publicatii media on line centrala si locala, pe retelele de
socializare si pe blogurile de larga audienta, a ofertei generale de servicii a
CAR.
b.
Emite autorizatii de acces pe site-urile asociate
Consiliului National al Societatii Civile (CNSC) ale tuturor comunelor,
oraselor si municipiilor din tara si actualizeaza datele de contact ale
reprezentantilor teritoriali ai CAR.
c.
Concepe comunicatele de presa ale CAR;
d.
Raspunde la intrebarile si cererile de informatii
adresate de catre reprezentantii mass media;
e.
Gestioneaza lista de contacte cu redactorii
principalelor publicatii de presa scrisa si on line si cu redactorii
emisiunilor de larga audienta ale posturilor de radio si TV:
f.
Coordoneaza activitatea de relatii cu mediul
asociativ (ONG-urile) si gestioneaza activitatea de relatii internationale a
CAR.
Art.25
Angajatii si voluntarii incadrati in
aparatul central de lucru al CAR sunt obligati sa respecte urmatoarele reguli de lucru:
1.
Programul
zilnic de lucru cu membrii CAR si cetatenii interesati de serviciile CAR se
stabileste prin decizie a CD si se asigura prin prezenta la PCL a cel putin unui
consilier de serviciu. Planificarea
consilierului de serviciu se intocmeste lunar de catre Secretariatul CAR si se
aproba de catre Presedintele CAR. (Anexa 5).
2.
Toti membrii
echipei administrative a Punctului Central de Lucru, denumit in continuare PCL,
vor fi in masura sa indeplineasca
urmatoarele operatiuni:
a.
Sa consilieze
cetatenii cu privire la serviciile oferite de CAR si procedurile instituite
pentru lucrul la distanta si la punctele de lucru;
b.
Incasarea de
cotizatii si alte contributii, in numerar, si eliberarea de chitante;
c.
Primirea
corespondentei si inregistrarea acesteia in Registrul de intrare/iesire
documente;
d.
Inscrierea in
CAR a cetatenilor care solicita aceasta;
e.
Inregistrarea
cererilor de imprumut in Registrul de intrare/iesire documente si publicarea
acestora in Tabelul on line cu cererile de imprumut aflate in asteptare;
f.
Printarea
documentelor de inscriere in CAR a persoanelor care le trimit pe e-mail si
predarea lor, precum si a celor sosite pe fax, catre Compartimentul Economic
Financiar, in scopul luarii in evidenta a membrilor CAR
g.
Sa dea
raspunsuri la solicitarile cetatenilor trimise pe e-mail sau pe fax;
h.
Sa raspunda la
telefonul de serviciu la intrebarile membrilor CAR sau ale persoanelor
interesate sa devina membri. La intrebarile ale caror raspunsuri nu le
cunoaste, se va raspunde cu formula "In
acest moment nu detin informatia solicitata.
Va rog sa-mi precizati numele dvs. si telefonul la care putem transmite raspunsul
la solicitarea dvs."
i.
Sa acceseze
baza de date on line cu membrii CAR in scopul comunicarii situatiei financiare
pentru oricare membru interesat.
3.
La PCL se va
amenaja un birou de primire la care va lucra consilierul de serviciu si unde
vor fi invitati sa se aseze vizitatorii interesati. Consilierul de serviciu va
avea grija ca, permanent, la biroul de primire sa existe:
a.
Chitantiere
cu file numerotate si stampilate;
b.
Formulare de
inscriere in CAR.
c.
Formulare de
inscriere in programul "Economii pentru copii"
d.
Formulare tip
Adeverinte de venit
e.
Formulare tip
Adeverinta de venit si Declaratie-Angajament a girantului
f.
Un stativ cu
fluturasi publicitari ai CAR si ai altor organizatii partenere.
g.
Registrul de
intrare/iesire documente;
h.
Stampila
pentru inregistrarea documentelor;
i.
O caseta cu o
suma pana in 100 de lei, in bancnote de 1, 5 si 10 lei, pentru plata restului
catre cei care nu dispun de o suma exacta de platit.
j.
Un suport cu
ustensile de scris.
4.
Cetatenii vor
fi tratati cu prioritate fata de celelalte activitati de birou, cu atentie si deferenţa, dupa urmatorul
algoritm:
a.
Persoana va
fi preluata imediat de catre consilierul de serviciu/inlocuitorul acestuia cu
formula "Cu ce va putem
ajuta?" si invitata sa se aseze la masa special destinata primirii vizitatorilor;
b.
Se va
raspunde la intrebari concis, cu maxima rigoare si atentie. In situatia in care
nu se cunoaste raspunsul la o intrebare, se retine numele persoanei si
telefonul pentru ca aceasta sa fie contactata ulterior - pe cat posibil in aceiasi
zi - si informata cu raspunsul corect si complet.
c.
Daca in sediu
sunt prezenti mai multi mebri ai echipei CAR se instituie ca regula generala
neinterventia in dialogul sau raspunsurile pe care le da consilierul de
serviciu/membrul echipei care a preluat vizitatorul. Ceilalti membri vor
interveni numai daca cel care a preluat vizitatorul le va solicita acest lucru.
d.
La incasarea
platilor se va stabili cu precizie ce fel de plati doreste sa faca membrul CAR si,
dupa inscrierea pe chitanta a datelor de identificare a persoanei si a sumei, i
se va inmana chitanta, se vor numara banii primiti si, in functie de situatie, se va inapoia restul de
bani cu exactitate. In acest sens, consilierul de serviciu va avea acces la
chitantiere si la casa de bani, unde, prin grija casierului, vor exista
intotdeauna sume in numerar, in limita legala.
Art.26
Atributiile consilierului de
serviciu sunt
prevazute in Anexa 6.
Art.27 Organigrama CAR
este prezentata in Anexa 7.
Art.28 Fisele posturilor
sunt prezentate in Anexa 8.
Art.29 Angajatii
si voluntarii CAR isi pot indeplini atributiile inscrise in fisele posturilor
fie lucrand la domiciliu sau in alte
locatii si urmand procedurile de lucru de la distanta, fie prin prezentarea la punctele de lucru ale
CAR.
Art.30 In activitatea
de inregistrare, manuire, pastrare si
inventariere a documentelor CAR se instituie urmatoarele reguli:
1. Toate documentele rezultate
din activitatea CAR (adrese, scrisori, cereri, procese verbale, registre,
condici, dosare, facturi, extrase de cont, deconturi, planuri de masuri,
decizii, hotarari, rezolutii, etc – numite cu titlul generic documente),
primite sau emise de catre structurile CAR, inclusiv cele in format electronic,
se inregistreaza, in Registrul intrare/iesire documente (Anexa 9).
2. Numarul de inregistrare al
documentelor in format electronic este urmat de consemnarea suportului utilizat
(CD, DVD, discheta, hard-disc, etc)
3. Cererile individuale de
inscriere in CAR, impreuna cu anexele lor (copia BI/CI, dovada de venit) vor fi inregistrate in baza
de date electronica a CAR si vor fi pastrate astfel:
a.
Cererile in
original, impreuna cu anexele, la PLC;
b.
Copiile
cererilor de inscriere si ale anexelor acestora, la PLL.
4. PLL vor expedia/preda la PLC
cererile noi de inscriere in CAR, insotite
de anexe, in termen de cel mult 30 de zile de la primirea lor.
5. Dupa inregistrare, documentele
vor fi predate-primite, pe baza de semnatura in Registrul intrare/iesire
documente, persoanelor de destinatie si, dupa rezolvare, se vor returna la
Registratura, pentru a fi introduse in dosarele constituite pe domenii.
6. Miscarea documentelor intre
structurile functionale ale CAR se realizeaza prin Condica de manuire a documentelor (Anexa 10).
7. Sefii structurilor functionale
consemneaza pe documentul primit spre solutionare, modul si termenul de
solutionare, precum si persoana responsabila.
8. Sarcina pastrarii documentelor,
pana la predarea acestora la arhiva, revine sefilor structurilor functionale
ale CAR, acestia fiind obligati sa organizeze evidenta de manuire a
documentelor in cadrul structurii pe care o conduc.
9. Persoanele care detin
documente inregistrate raspund de pastrarea in siguranta a acestora. Pierderea,
furtul sau deteriorarea documentelor se va imputa persoanei care se face
responsabila de aceasta situatie. In functie de importanta documentului si
consecintele disparitiei/deteriorarii acestuia, CD va aplica sanctiuni
contraventionale si administrative sau
va sesiza organele de urmarire penala, dupa caz.
10. Documentele se pastreaza in
dulapuri metalice incuiate sau se stabilesc alte modalitati de pastrare de
catre CD, avand in vedere spatiile unde se desfasoara activitatea CAR.
11. Anual se organizeaza
inventarierea si arhivarea documentelor CAR inregistrate in anul anterior. In
acest scop, CD numeste o comisie de inventariere formata din 2-3 membri si
stabileste programul de lucru al acesteia.
12. Activitatea de inventariere
este precedata de selectionarea documentelor inregistrate, operatiune ce
presupune separarea documentelor care se arhiveaza de cele care se distrug.
13. Se distrug documentele
inregistrate care sunt nefolositoare, de catre detinatorul documentului, prin
consemnarea in Registrul de intrare/iesire a expresiei „Distrus. Data........
Semnaturi” (semnatura registratorului si cea a persoanei care detine
documentul).
14. Oricare detinator de documente
este obligat sa prezinte spre verificare documentele solicitate de membrii
comisiei.
15. Inventarierea se face avand la
baza inregistrarile din Registrul de intrare/iesire, condicile de manuire a
documentelor si existentul prezentat la verificare.
16. Inainte de a fi inventariate,
documentele se leaga in dosare in conformitate cu denumirile acestora din
Nomenclatorul dosarelor.
17. Inventarierea presupune
aplicarea stampilei de catre verificator pe fiecare document existent, in
dosarul in care a fost legat. Dosarul verificat este retinut de catre comisia
de inventariere care il preda, ulterior, pe baza de proces verbal, spre
arhivare, responsabilului cu arhiva.
18. Documentele care nu au putut
fi justificate la momentul inventarieii si, ulterior, sunt prezentate comisiei
de inventariere, se adauga la dosarul existent.
19. Intreaga activitate a comisiei
de inventariere, inclusiv concluziile si propunerile acesteia, vor fi
consemnate intr-un raport care se inainteaza CD.
20. Anual, in luna decembrie, in baza
propunerilor structurilor functionale ale CAR, CD stabileste Nomenclatorul
dosarelor pentru anul urmator (Anexa 11).
21. Termenele de pastrare ale
documentelor sunt cele prevazute de Nomenclator.
22. Dosarele cu documentele
inventariate se predau de catre comisia de inventariere, pe baza de proces
verbal, responsabilului cu arhiva, care certifica existenta documentelor din
dosar cu formula „Prezentul dosar contine.............pagini”, apoi semneaza.
23. Dupa certificare, dosarul se
inscrie in Registrul cu inventarul arhivei (Anexa
12).
24. Fiecare dosar arhivat
cuprinde: prima fila, pe care se inscriu aceleasi date ca pe coperta, apoi documentele propriu-zise, in ordinea
cronologica a numarului de inregistrare sau grupate pe tematici. Ultima fila a
dosarului este o fila alba, pe care se consemneaza certificarea responsabilului
de arhiva la predarea dosarului de catre comisia de inventariere.
25. Numerotarea filelor dosarului
incepe cu primul document inregistrat adaugat in dosar, fara a fi numerotata
prima fila. Numarul fiecarei file se
scrie in coltul din dreapta sus, cu creion.
26. Scoaterea dosarelor din
evidenta arhivei se face cu aprobarea CD, in urma selectionarii, transferului
catre alta unitate detinatoare sau ca urmare a distrugerii provocate de
evenimente neprevazute.
27. Dosarele sunt scoase din
evidenta arhivei pe baza unuia din urmatoarele acte, dupa caz:
a) Proces verbal de selectionare;
b) Proces verbal de
predare-primire;
c) Proces verbal de constatare a
deteriorarii complete a documentelor sau a lipsei acestora.
28. Documentele deteriorate vor fi
scoase din evidenta in urma propunerii comisiei de selectionare, aprobata de
conducerea structurii creatoare.
29. Dosarele si registrele
arhivate se consulta numai cu aprobarea presedintelui CAR, data pe o cerere
scrisa in care persoana in cauza mentioneaza motivele care determina aceasta
consultare, numarul si denumirea dosarului, durata necesara consultarii.
Consultarea documentelor din arhiva se face numai la PCL, intr-o incapere
special destinata.
30. Pentru fiecare dosar arhivat,
se constituie o fisa de consultare a dosarului.
Art.31 In activitatea
de protectie a muncii si de prevenire si
stingere a incendiilor se instituie urmatoarele reguli:
1.
CD numeste un coordonator in cadrul CAR
pentru activitatile privind sanatatea si securitatea muncii si in situatii de
urgenta;
2.
In baza propunerilor inaintate de coordonatorul
privind sanatatea si securitatea muncii si in situatiile de urgenta, CD adopta,
anual, un plan de masuri in domeniu.
3.
In caz de
necesitate vor fi luate masuri de dezinsecie si deratizare a incaperilor PCL si
PLL;
4.
In ceea ce
priveste mentinerea curateniei si igienei colective, personalul de intretinere
si curatenie este obligat:
a.
sa execute, zilnic, curatenia in birourile, spatiile
de lucru, grupurile sanitare si holurile PLC (maturare/aspirare, spalare,
dezinfectare stergere praf, panze paianjen, etc);
b.
sa mature, zilnic, zona exterioara adiacenta PCL;
c.
sa spele cestile, cafetierele, paharele si alte
obiecte de protocol, de cate ori este necesar;
d.
sa stearga geamurile si usile interioare si
exterioare, de cate ori este necesar (de regula, lunar);
e.
sa intocmeasca lista cu materialele consumabile
necesare asigurarii igienei colective, si sa o prezinta la aprobare sefului
Compartimentului Secretariat, si, dupa
aprobare, sa le achizitioneze si sa le depoziteze in spatiile special
destinate;
f.
sa asigure, zilnic, materialele consumabile de
igiena colectiva (hartie igienica, sapun, detergent, etc);
g.
sa intretina plantele aflate in zona de
responsabilitate a CAR.
5.
Se interzice
fumatul in incintele punctelor de lucru.
Cap. VI
ORGANIZAREA SI
DESFASURAREA ACTIVITATILOR IN TERITORIU
Art.32 In scopul facilitarii accesului cetatenilor din cele mai
indepartate si izolate zone ale tarii la serviciile sale, CAR "Coeziunea
Sociala" numeste, prin decizii ale CD, reprezentanti teritoriali - denumire
generica, in care sunt cuprinsi:
a.
Reprezentantii locali, in situatia in care acestia coordoneaza
activitatea CAR dintr-o singura localitate;
b.
Reprezentantii zonali, in situatia in care acestia coordoneaza
activitatea CAR din mai multe localitati;
c.
Sefii punctelor de lucru locale, in situatia in care acestia au in
coordonare cel putin 15 membri CAR in zona lor de responsabilitate si au
incheiat un contract cu CAR.
Art.33 Reprezentantii teritoriali se numesc din randul
cetatenilor cu o buna reputatie morala si profesionala, care au cunostinte si
abilitati necesare in lucrul cu calculatorul si care dispun de o conexiune
permanenta la Internet. Se recomanda ca reprezentantii teritoriali sa fie
desemnati din randul persoanelor care, prin natura profesiei, vin in contact
permanent cu cetatenii: functionari publici,
factori postali, asistenti sociali, invatatori, profesori, asistenti sanitari,
angajati ai Primariilor, membri ai
Consiliilor Locale, Consiliilor Parohiale, reprezentanti ai unor
ONG-uri, partide politice, sindicate si ai altor organizatii ale societatii
civile.
Art.34
CD
emite decizia de numire a reprezentantului local sau zonal, numai dupa inregistrarea de catre acesta a
unei declaratii notariale pe proprie raspundere (Anexa
13).
Art.35 Reprezentantii teritoriali au urmatoarele atributii:
a.
Prezinta
cetatenilor interesati oferta de servicii a CAR "Coeziunea Sociala";
b.
Acorda
informatiile necesare inscrierii in CAR si trimite catre punctul de lucru central al CAR, prin e-mail, fax sau posta,
documentele care atesta inscrierea in CAR (cererea de inscriere, copia BI/CI si
dovada de venit);
c.
Primeste prin posta sau curier contractele de
imprumut, redactate de catre CAR in dublu exemplar si, dupa semnarea lor de
catre beneficiari si giranti in prezenta sa, le contrasemneaza, apoi le expediaza la
PCL. Cheltuielile de expeditie se suporta de catre beneficiarii de
imprumuturi.
d.
Atunci
cand in zona sa administrativa sunt inregistrate cel putin 15 cereri de
inscriere in CAR, reprezentantul teritorial poate solicita CD, prin cerere
scrisa, organizarea unui Punct Local de Lucru (PLL), fapt care presupune:
i.
Incheierea,
dupa caz, a unui contract de voluntariat, a unui contract de munca sau a unui
contract de prestari servicii intre CAR si reprezentantul teritorial (Anexa 14).
ii.Predarea de catre CAR a chitantierelor
necesare incasarii in numerar de catre reprezentantul teritorial a cotizatiilor,
ratelor de imprumut si a altor contributii
ale membrilor;
iii. Deschiderea de catre CAR, dupa caz, a unui subcont bancar, numirea ca utilizator
de cont a reprezentantului teritorial si predarea catre acesta a unui card
bancar asociat subcontului respectiv.
Art.36
Dupa
primirea chitantierelor, reprezentantul teritorial va putea incasa pe plan
local cotizatii si alte contributii in numerar, din partea membrilor CAR. De
regula, decadal, dar cel mai tarziu in ultima zi lucratoare a lunii, sumele
incasate vor fi depuse in contul central al CAR, pe baza de borderou
centralizator.
Art.37
Dupa
aprobarea documentelor specifice pentru acordarea unui imprumut si la cererea
expresa a IMPRUMUTATULUI, cu avizul reprezentantului teritorial, suma imprumutata se poate vira de catre CAR
in subcontul PLL, urmand ca aceasta sa
fie extrasa ulterior cu ajutorul cardului bancar si predata
imprumutatului, in baza dispozitiei de
plata a imprumutului emisa de Compartimentul Economic-Financiar.
Cap. VII
COMUNICAREA
INTERNA SI RELATIILE CU TERTII
Art.38 In activitatea de comunicare interna se instituie urmatoarele reguli:
1.
Comunicarile
destinate uzului intern, adica spre folosinta exclusiva a angajatilor,
voluntarilor si a membrilor CAR se numesc note.
2.
Pot
emite note:
a.
Organele de conducere si control ale CAR.
b.
Sefii
compartimentelor de activitate ale CAR.
c.
Sefii
PLL
3.
Indiferent
de modalitatea de transmitere (e-mail, fax, scrisoare, etc) fiecare nota se
copiaza pe suport de hartie si se inregistreaza atat de catre emitent, cat si
de catre destinatari in Registrul de intrare/iesire documente.
4.
Forma
si structura unei note sunt prezentate in Anexa 15.
5.
Emitentul
poate hotari daca o nota poate fi facuta publica (postata pe Internet, afisata
la punctul de lucru, preluata de mass media, etc.). In acest caz se va mentiona
in caseta din antet, in locul expresiei «Uz intern», expresia «Publica».
6.
Se
interzice oricarei persoane sau oricarei structuri organizatorice a CAR sa
difuzeze note cu caracter de uz intern catre persoane, structuri ale CAR sau
organizatii care nu sunt nominalizate ca destinatari.
7.
Destinatarii
care sunt solicitati sa trimita diverse rapoarte, situatii statistice,
informari, etc, vor trimite documentele si situatiile solicitate numai
emitentului notei respective.
8.
Membrii
CAR pot trimite, din proprie initiativa, informari si cereri personale atat
catre PLL in evidenta carora se afla cat si catre structurile centrale ale CAR.
9.
Informarea
sau cererea personala trebuie sa contina :
a.
numele
si prenumele celui care intocmeste cererea sau informarea;
b.
datele
de identificare si de contact, respectiv seria si nr. cartii de
identitate, CNP, domiciliul, telefonul de contact/e-mailul;
c.
data
expedierii informarii sau cererii.
10.
Toate
informarile si cererile personale se inregistreaza in Registrul de
intrare/iesire documente, iar raspunsurile la cereri se dau in cel mult 30 de
zile.
11.
Daca
un petent nu este multumit de raspunsul dat de o anume structura, atunci se
poate adresa organelor de conducere ale CAR. In acest caz, la cerere se ataseaza
si copia raspunsului primit.Termenul de raspuns, pentru organele centrale ale
CAR (cu exceptia Adunarii Generale), este de 30 de zile de la inregistrarea
cererii.
Art.39
Hotararile
si deciziile organelor de conducere si control ale CAR sunt, de regula, publice
si se aduc la cunostinta membrilor CAR prin orice mijloace (e-mail, fax, scrisoari,
postari pe Internet, afisare la punctele de lucru, etc).
Art.40
Hotararile
si deciziile organelor de conducere si control, care poarta mentiunea «Uz
intern» au regim de difuzare similar notelor de uz intern.
Art.41 In activitatea de comunicare cu tertii se instituie urmatoarele reguli:
1. Comunicarile adresate publicului larg, si
care pot fi accesate si preluate de catre mass-media, se numesc comunicate.
2. Pot emite comunicate numai organele de
conducere si control ale CAR.
3. Indiferent de modalitatea de transmitere
(e-mail, fax, scrisoare, postare pe Internet, afisare la punctele de lucru,
etc) fiecare comunicat se copiaza pe suport de hartie si se inregistreaza in
Registrul de intrare/iesire documente.
4. Sefii PLL vor lua masuri pentru difuzarea
rapida in cadrul PLL a tuturor comunicatelor emise de catre presedintele CAR
sau de catre Comitetul Director.
5. Compartimentul Media si Promovare va tine evidenta
tuturor comunicatelor transmise de CAR si a modului cum acestea au fost
preluate si difuzate de mass media.
Cap. VIII
DISPOZITII
FINALE
Art.42 Regulamentul de Organizare si Functionare se
modifica prin Decizie a Comitetului Director, ori de cate ori interesele
generale ale CAR impun acest lucru. Modificarile vor fi supuse validarii
Adunarii Generale a membrilor CAR.
Art.43
Regulamentul de Organizare si Functionare a CAR a
fost adoptat în şedinţa Adunării Generale din data de 14.01.2016.
Art.44
Anexele 1 - 15 fac parte din prezentul Regulament.
ANEXE